1.MỤC ĐÍCH
Duy trì tính khả dụng của các văn bản hệ thống, phù hợp với môi trường thông tin hiện hành, dùng cho người sử dụng tham khảo .
2.PHẠM VI
Trong thông tin môi trường cùa công ty có sử dụng đến hệ thống ứng dụng, hệ thông cơ sở dữ liệu, hệ thống điều hành, và thiết bị mạng vv.. được áp dụng.
3.VĂN BẢN THAM KHẢO
3.1. Khai phá hệ thống và sửa đổi phần mềm.
3.2. Mua đặt, sử dụng và duy trì Phần cứng phần mềm.
4.Quyền hạn và trách nhiệm
Bộ phận MIS: người chịu trách nhiệm của các hệ thống có trách nhiệm thu thập và lưu các văn bản có liên quan đến máy tính và viết văn bản kiến thức có liên quan đến máy tính cung cấp cho người mới học tập.
5.Mục tiêu quản lý
5.1 Các loại văn bản của phần mềm phải bảo quản đúng cách.
5.2 Căn cứ phiên bản phần mềm máy tính cập nhật, kiểm tra các vàn bản nội dung liên quan phải cập nhật theo và đúng cách bảo quản.
5.3 Cung cấp hướng dẫn sử dụng hệ thống cho nhân viên mới, giảm thời gian đào tạo của nhân viên mới.
6.Giải thích quy trình thao tác
6.1 Bộ phận MIS sau khi hoàn thành hệ thống thử nghiệm hoặc nghiệm thu, phải lưu văn bản của nhà cung cấp hoặc từ khai phá / sửa đổi hệ thống, ghi trong “Danh sách các tập tin hệ thống” .
6.2 Bộ phận MIS phải đúng thời hạn kiểm soát và rà soát lại các văn bản của hệ thống, theo tình hình cần thiết cập nhật danh sách và nội dung.
6.3 Các văn bản của hệ thống phải có công việc liên quan mới được mượn đọc, các văn bản của hệ thống phải đúng cách bảo quản và chỉ định người MIS bảo quản, nếu muốn mượn đọc phải theo quy định đưa ra yêu cầu, ghi vào “Bảng đăng ký mượn đọc văn bản thông tin”
6.4 Các văn bản quan trọng hoặc bí mật, phải để riêng và khóa hoặc hạn chế quyền hạn truy cập, ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
7.Trọng điểm quản lý
7.1. Các loại văn bản hệ thống đang quản lý có lập danh sách không? (bao gồm hệ thống ứng dụng, hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống điều hành, thiết bị mạng và các loại thiết bị).
7.2. Các loại văn bản hệ thống đangg quản lý có lập bảng thực tế và đúng thời hạn cập nhập không?
7.3. Mượn đọc các văn bản hệ thống có quản lý không?
8.Bảng biểu sử dụng hoặc đính kèm
8.1. Danh sách văn bản hệ thống.
8.2. Bảng mượn đọc văn bản hệ thống.