1. MỤC ĐÍCH
Đảm bảo rằng các thông tin về phần cứng/ phần mềm truy cập sử dụng và xử lý thích hợp để hỗ trợ hoạt động môi trường thông tin của công ty yêu cầu.
2. PHẠM VI
Áp dụng cho các loại phần cứng/ phần mềm có liên quan đến thông tin phục vụ cho công ty.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tuần hoàn tài sản cố định.
4. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
4.1. Bộ phận sử dụng: Đưa ra nhu cầu của phần cứng/ phần mềm.
4.2. Bộ phận MIS: Đánh giá và tổng hợp nhu cầu của phần cứng/ phần mềm, duy trì phần cứng/ phần mềm.
4.3. Bộ phận Thu Mua: Đặt mua phần cứng/ phần mềm theo nhu cầu.
5. MỤC TIÊU QUẢN LÝ
5.1.Phần mềm đặt mua phải phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
5.2. Phần cứng/ phần mềm phải duy trì kịp thời.
5.3. Các loại phần mềm sử dụng trong công ty phải phù hợp với pháp luật.
6. GIẢI THÍCH QUY TRÌNH THAO TÁC
6.1. Mua đặt phần cứng và phần mềm hệ thống.
6.1.1. Khi bộ phận sử dụng do nhu cầu của công việc có cần thiết mua thêm phần cứng/ phần mềm phải theo quy định của “Tuần hoàn tài sản cố định” làm xin mua, và chuyển giao bộ phận MIS tiến hành đánh giá và thống nhất xem xét dự toán thông tin cả năm, duyệt và sau đó giao cho bộ phận Thu Mua tiến hành đặt mua.
6.1.2. Bộ phận MIS đánh giá yêu cầu xin mua phần cứng/ phần mềm phải bao gồm nhu cầu của người sử dụng, phân tích tính khả thi, đánh giá phân tích, thử nghiệm và người sử dụng nghiệm thu vv… nếu phần cứng/ phần mềm đang tồn phù hợp với yêu cầu, phải ưu tiên xem xét điều chuyển.
6.1.3. Sau khi đánh giá quyết định hệ thống ủy thác gia công phần mềm hoặc mua ngoài phải ký kết hợp đồng với nhà cung cấp gia công phần mềm. Bao gồm an ninh thông tin, quyền sở hữu của các điều khoản để đảm bảo quyền lợi của công ty.
6.1.4. Gia công phần mềm phát triển hệ thống ứng dụng, quyền sở hữu, quyền tác giả và các văn bản liên quan thuộc tài sản của công ty nên được bao gồm trong các đơn vị tài sản thông tin của công ty.
6.2. Sử dụng phần cứng và phần mềm.
6.2.1. Người sử dụng không được tự ý thay đổi hoặc di chuyển máy tính hoặc thiết bị thông tin của công ty.
6.2.2. Khi người sử dụng truy cập vào mạng hoặc máy tính lấy dữ liệu, nên chú ý đề phòng virus máy tính, tránh sử dụng các loại phần mềm chưa rõ lai lịch.
6.2.3. Các loại phần mềm và file công cộng phải để ở vị trí an toàn, bảo quản đúng cách.
6.2.4. Cập nhật phần mềm hệ thống (bao gồm phần mềm ứng dụng đóng gói, hệ thống cơ sở dữ liệu và thiết bị mạng vv…) phải có ký duyệt theo thẩm quyền, các loại file liên quan đến thiết lập thông số phải lưu hồ sơ và bảo quản đúng cách.
6.3. Duy trì phần cứng và phền mềm hệ thống.
6.3.1. Các loại phần cứng/ phần mềm của công ty, phải do bộ phận MIS quản lý.
6.3.2. Phần cứng và các thiết bị liên quan phải do người bảo quản bảo dưỡng, định kỳ duy trì và lưu hồ sơ.
6.3.3. Khi các loại thiết bị thông tin (bao gồm phần cứng/ phần mềm) có lỗi, người sử dụng phải thông báo cho bộ phận MIS xử lý.
6.3.4. Các loại thiết bị của bộ phận MIS phải định kỳ bảo dưỡng, ghi vào “Bảng định kỳ kiểm tra máy chủ” để kiểm tra.
6.3.5. Khi các thiết bị thông tin (máy chủ, thiết bị mạng) có phát sinh lỗi, người quản lý hệ thống phải viết “Bảng xử lý lỗi hệ thống” ghi tình trạng lỗi của thiết bị và cách xử lý lỗi (tự xử lý hoặc liên hệ với nhà cung cấp xử lý).
6.3.6. Khi bộ phận MIS không tự duy trì được hệ thống, phải ký kết hợp đồng bảo trì phần cứng/ phần mềm với nhà cung cấp.
7. TRỌNG ĐIỂM QUẢN LÝ
7.1. Mua đặt phần cứng/ phần mềm có theo quy trình xin mua không ?
7.2. Phần cứng/ phần mềm có làm hồ sơ quản lý không ?
7.3. Xử lý lỗi, duy trì và hồ sơ bảo dưỡng máy chủ có xác thực không ?
7.4. Cập nhật phần mềm có làm theo quy trình không ?
8. BẢNG BIỂU SỬ DUNG HOẶC ĐÍNH KÈM
8.1. Bảng định kỳ kiểm tra máy chủ.
8.2. Bảng xử lý lỗi hệ thống.
