1. MỤC ĐÍCH
Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hệ thống, có thể phát hiện ngay lỗi và kịp thời tiến hành sửa đổi.
2. PHẠM VI
Thủ tục hoạt động của công ty xử lý dữ liệu hệ thống ứng dụng, cơ chế tự động kiểm tra, hồ sơ bất thường và tiến hành xử lý.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Phân chia quyền hạn của bộ phận MIS và bộ phận sử dụng.
4. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
Bộ phận sử dụng: Sử dụng hệ thống tiến hành dữ liệu xử lý.
Bộ phận MIS: Chấp nhận yêu cầu đã được cho phép của bộ phận sử dụng, tiến hành thiết lập xử lý dữ liệu tự động, xử lý hàng loạt dữ liệu và sửa đổi các loại lỗi thông tin.
5. MỤC TIÊU QUẢN LÝ
Đảm bảo các loại dữ liệu nhập vào hệ thống phải có chứng từ và được cấp quyền.
Kiểm tra bằng nhân lực hoặc trong hệ thống, thiết lập công năng kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào chính xác và đầy đủ.
Phải xác nhận tính chính xác và an toàn của dữ liệu chuyển xuất.
6. QUY TRÌNH THAO TÁC
6.1. Quản chế dữ liệu đánh nhập.
6.1.1. Các loại chứng từ nhập và hệ thống, phải được ủy quyển sau đó mới được nhập vào hệ thống.
6.1.2. Bộ phận sử dụng phải theo nhu cầu của hệ thống nhập dữ liệu vào các vị trí liên quan.
6.1.3. Khi nhập dữ liệu vào hệ thống, phải có mã phù hợp với quy cách của hệ thống.
6.1.4. Phải qua bộ phận MIS kiểm tra mới được thiết lập các loại thông số của hệ thống.
6.1.5. Người nhập dữ liệu và hệ thống khi nhận được các loại chứng từ, phiếu, đơn cần kiểm tra xem có chủ quản chịu trách nhiệm ký duyệt và xác nhận nội dung không sai thì mới tiến hành nhập vào hệ thống.
6.1.6. Khi dữ liệu nhập xong trên chứng từ cần ghi chú tránh nhập lại hai lần.
6.1.7. Đối với các loại dữ liệu nhập vào hệ thống, phải có mã tự lập hoặc máy tính phát sinh, thông tin tài liệu này để xác định tính duy nhất của nó.
6.1.8. Các dữ liệu nhập vào phải được thiết lập để kiểm tra các chương trình thực hiện, kiểm tra và kiểm soát dữ liệu, giảm các yếu tố con người hoặc thiếu xót do lỗi nhập dữ liệu.
6.1.9. Các loại dữ liệu nhập vào hàng loạt phải qua nhân viên hoặc hệ thống kiểm tra tính đầy đủ.
6.1.10. Các loại dữ liệu từ hệ thống nguyên bản chuyển sang hệ thống khác phải qua nhân viên hoặc hệ thống tự động điều chỉnh, đảm bảo dữ liệu chuyển trước sau không thay đổi.
6.1.11. Các loại biến động hoặc sửa đổi lỗi của hệ thống, phải qua chủ quản chịu trách nhiệm kiểm tra lại, dữ liệu lỗi sau khi được sửa đổi, phải xác định được dữ liệu đã là chính xác và lưu dữ liệu biến động để kiểm tra.
6.1.12. Bộ phận sửa đổi dữ liệu phải theo “Phân chia quyền hạn người sử dụng và bộ phận MIS” phải có quy trình về tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu đã nhập.
6.1.13. Phải thiết lập quy trình để đảm bảo các loại dữ liệu nhập bằng tay hoặc chuyển vào hệ thống đã được xác nhận hoặc kiểm tra trước, có thể theo dõi nguồn dữ liệu và người nhập dữ liệu.
6.2. Quản lý dữ liệu chuyển nhập chuyển xuất.
6.2.1. Người dùng khi cần xuất báo cáo, xuất file và thao tác tra cứu sẽ làm đơn xin cấp truy cập theo chương trình và dữ liệu liên quan.
6.2.2. Khi bộ phận sử dụng cần thiết tiến hành dữ liệu chuyển nhập (xuất), phải viết “Phiếu nhu cầu thông tin”, qua chủ quản bộ phận ký duyệt sau đó do bộ phận MIS xử lý.
6.3. Quản lý việc sửa đổi dữ liệu lỗi.
Do các file cài đặt tạo ra các báo cáo bị lỗi, bộ phận sử dụng cần viết phiếu nhu cầu thông tin cho bộ phận MIS yêu cầu sửa đổi, các loại thao tác tiếp theo so sánh với biện pháp khai phá hệ thống và sửa đổi phần mềm.
7. TRỌNG ĐIỂM QUẢN LÝ
7.1. Các loại chứng từ phải được cấp quyền sau đó mới được nhập vào hệ thống.
7.2. Thiết lập các loại thông số của hệ thống cần qua bộ phận MIS kiểm tra.
7.3. Khi nhập dữ liệu vào hệ thống chủ quản chịu trách nhiệm phải kiểm tra trước nội dụng của dữ liệu đã được ký duyệt và không có lỗi mới được nhập và hệ thống.
8. BẢNG BIỂU SỬ DUNG HOẶC ĐÍNH KÈM
8.1. Phiếu nhu cầu thông tin.