1. MỤC ĐÍCH
Thiết lập quy trình khai phá hệ thống và sửa đổi phần mềm, để đảm bảo hệ thống khai phá phù hợp với nhu cầu của bộ phận sử dụng, xác nhận tính toàn vẹn và nhất quán của phần mềm.
2. PHẠM VI
Các loại khai phá hệ thống và sửa đổi phần mềm của công ty được áp dụng quy định này.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
3.1. Quản lý mua, sử dụng và duy trì phần mềm, phần cứng.
3.2. Quy trình quản lý xin mua và mua hàng.
3.3. An toàn quản lý tập tin và thiết bị.
4. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
4.1. Bộ phận xin.
4.1.1. Tổng hợp nhu cầu của đơn vị và đưa ra quy trình thống nhất.
4.1.2. Quá trình khai phá hệ thống phối hợp với hệ thống thử nghiệm, khi hệ thống khai phá hoàn thành sau đó phối hợp với áp dụng hệ thống và nghiệm thu hệ thống.
4.1.3. Đối với nhu cầu khai phá hệ thống mới và sửa đổi hệ thống, cung cấp đánh giá hiệu quả giá thành, chỉ định người chuyên án chịu trách nhiệm của đơn vị có nhu cầu cùng bộ phận MIS tiến hành đánh giá tính khả thi, điều phối tài nguyên của các đơn vị liên quan, xác nhận chấp nhận thử nghiệm và quy cách của hệ thống, để đảm bảo hiệu suất và giá thành của hệ thống.
4.2. Đơn vị MIS.
4.2.1. Để trình bày đầy đủ các nhu cầu của bộ phận sử dụng, xem xét quá trình có xung đột với các đơn vị khác không.
4.2.2. Quá trình khai phá hệ thống phải theo các quy trình thao tác, công việc phải hoàn thành ở thời gian dự tính.
4.2.3. Đối với chuyên án khai phá và sửa đổi hệ thống, phải chỉ định người thông tin chuyên án nhóm phụ trách với việc thực hiện của chuyên án, kỹ thuật điều phối các tài nguyên trong bộ phận MIS, công việc và quản lý của các nhà cung cấp để đảm bảo hiệu suất tiến hành của chuyên án.
5. MỤC TIÊU QUẢN LÝ
5.1. Nhu cầu của hệ thống phải đánh giá cẩn thận và rõ ràng.
5.2. Hồ sơ duy trì hệ thống phải đầy đủ.
5.3. Đảm bảo thông tin nhu cần hoàn thành trong thời gian quy định.
5.4. Đảm bảo hệ thống khai phá hoàn thành đáp ứng được nhu cầu thông tin.
6. GIẢI THÍCH CÁC QUY TRÌNH
6.1. Khai phá hệ thống.
6.1.1. Đơn vị sử dụng đối với hệ thống đang dùng có cần thiết sửa đổi hoặc khai phá mới, phải đưa ra “Đơn nhu cầu thông tin”, trong đơn nhu cầu phải được đặt ra các nội dung, những điểm chính cần xác nhận qua chủ quản của bộ phận sau đó giao cho bộ phận MIS xử lý.
6.1.2. Phân tích và thiết kế hệ thống nhân viên MIS, phải tiến hành xác nhận chức năng của hệ thống, chia thành các hệ thống con, giải thích các hệ thống phụ của chi tiết kỹ thuật, quy trình. Nếu khai phá hệ thống ảnh hưởng đến công việc của các đơn vị, bộ phận MIS phải thảo luận với chủ quản bộ phận liên quan. Do chủ quản bộ phận MIS quyết định từ khai phá, gia công phần mềm hoặc đặt mua.
6.1.3. Khi hệ thống khai phá hoàn thành, phải cùng các đơn vị liên quan dựa theo các chức năng, nhu cầu, tiến hành thử nghiệm, nếu không có vấn đề đơn vị liên quan phải ký nhận “Đơn nhu cầu thông tin”, bộ phận MIS nghiệm thu.
6.2. Sửa đổi hệ thống.
6.2.1. Đơn vị sử dụng đối với hệ thống đang sử dụng có cần thiết sửa đổi hoặc khai phá mới, phải đưa ra “Đơn nhu cầu thông tin”, trong đơn nhu cầu phải được đặt ra các nội dung và những điểm chính xác nhận qua chủ quản của bộ phân ký duyệt, sau giao cho bộ phận MIS xử lý.
6.2.2. Nhân viên MIS theo nội dung nhu cầu tiến hành phân tích tính khả thi, nếu nội dung cần sửa đổi có ảnh hưởng đến công việc của các đơn vị khác, bộ phận MIS phải thảo luận với chủ quản bộ phận liên quan sau đó. Do chủ quản bộ phận MIS quyết định từ khai phá, gia công phần mềm hoặc đặt mua.
6.2.3. Sau khi hoàn thành sửa đổi hệ thống, phải cùng các đơn vị liên quan theo các chức năng nhu cầu tiến hành thử nghiệm, nếu không có vấn đề đơn vị liên quan phải ký nhận “Đơn nhu cầu thông tin”, tiến hành cập nhật phần mềm.
6.3. Áp dụng (chuyển đổi) hệ thống.
6.3.1. Khi hệ thống thông qua sửa đổi thử nghiệm không có vấn đề, người chịu trách nhiệm của nhóm thông tin phải cùng nhân viên liên quan sắp xếp các việc liên quan đến hệ thống áp dụng (chuyển đổi).
6.3.1.1. Thu thập đầy đủ và chính xác dữ liệu hiện tại hoặc dữ liệu trên máy vi tính.
6.3.1.2. Trước khi chuyển đổi dữ liệu phải tiến hành backup, để tránh những thông tin bị phá hủy.
6.3.1.3. Chuyển đổi nên in danh sách kiểm tra với dữ liệu gốc (hoặc tập tin dữ liệu gốc) để kiểm tra.
6.3.1.4. Các nhân viên liên quan thực hiện công việc chuyển đổi, ITPL phải xác định hệ thống được hoạt động bình thường, trong bảng kiểm soát tiến độ công việc phải ghi ngày hoàn thành và đính kèm các tập tin khác được cài đặt vào một cuốn sách, chuyển cho chủ quản của bộ phận sử dụng ký duyệt, bản gốc lưu ở bộ phận MIS, bản sao giao cho bộ phận sử dụng, giao hệ thống cho bộ phận sử dụng.
7. TRỌNG ĐIỂM QUẢN LÝ
7.1. Bộ phận MIS phải khai thông với bộ phận sử dụng, đạt được nhất trí của quy trình.
7.2. Các giai đoạn khai phá phải có nhân viên liên quan thẩm tra và xác nhận sau đó mới được tiến hành khai phá giai đoạn sau.
7.3. Phải đảm bảo rằng tất cả các quy trình trình có thẩm tra và xác nhận của thử nghiệm song song.
7.4. Khai phá hệ thống hoặc sửa đổi phần mềm phải có phê duyệt ủy quyền sau đó mới được xử lý.
7.5. Khai phá hệ thống hoặc sửa đổi phần mềm phải nằm trong khu vực thử tiến hành khai phá, sửa đổi, thẩm tra và được phê duyệt sau đó mới được chuyển sang khu vực chính thức sử dụng.
7.6. Quy trình khai phá hệ thống hoặc sửa đổi phần mềm phải do bộ phận chiụ trách nhiệm kiểm tra định kỳ.
8. BẢNG BIỂU SỬ DỤNG HOẶC ĐÍNH KÈM
8.1. Phiếu nhu cầu thông tin.