1. MỤC ĐÍCH
Đảm bảo đúng quyền hạn thực thi và tính chính xác của việc nhập, xuất dữ liệu, tránh các trường hợp vi phạm dẫn đến xảy ra lỗi trên hệ thống.
2. PHẠM VI
Tất cả các hoạt động nhập, xuất và hiệu chỉnh dữ liệu của các hệ thống, ứng dụng công ty đều được áp dụng.
3. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
3.1. Bộ phận sử dụng: Nhập dữ liệu và chuyển xuất dữ liệu trong hệ thống.
3.2. Bộ phận MIS: Chấp nhận yêu cầu đã được cho phép của bộ phận sử dụng, tiến hành nhập xuất dữ liệu hàng loạt và sửa đổi.
4. MỤC TIÊU QUẢN LÝ
Đảm bảo hệ thống hoạt động bình thường và quản chế quyền hạn truy cập của người sử dụng.
5. GIẢI THÍCH QUY TRÌNH THAO TÁC
5.1. Quản chế nhập dữ liệu.
5.1.1. Các loại dữ liệu nhập vào hệ thống phải có chứng từ và được cấp quyền.
5.1.2 Đối với tất cả thông tin được xác thực phụ thuộc đầu vào của máy tính, máy tính sẽ tạo một số duy nhất và xác định duy nhất dữ liệu.
5.1.3. Sửa đổi các loại thông số của hệ thống do bộ phận sử dụng đề xuất “Phiếu nhu cầu thông tin” duyệt qua chủ quản bộ phận và bộ phận MIS.
5.1.4. Các loại dữ liệu nhập sai hệ thống do bộ phận MIS tiến hành sửa đổi, bộ phận sử dụng đề xuất “Phiếu nhu cầu thông tin” duyệt qua chủ quản bộ phận. Khi dữ liệu sai đã được sửa đổi, phải xác định dữ liệu đã được sửa đổi chính xác, trả lời “Phiếu nhu cầu thông tin” sau đó lưu hồ sơ giao cho chủ quản chịu trách nhiệm ký duyệt.
5.1.5. Phân tích nguyên nhân của dữ liệu lỗi để cải thiện.
5.2. Quản chế chuyển xuất dữ liệu.
5.2.1. Quyền hạn in báo cáo hệ thống của nhân viên thao tác, phải đề xuất “Phiếu nhu cầu thông tin” duyệt qua chủ quản bộ phận sau đó bộ phận MIS mới mở quyền hạn.
5.2.2. Các loại báo cáo quan trọng và có nhu cầu đặc biệt, bộ phận có nhu cầu phải đề xuất “Phiếu nhu cầu thông tin”, giao cho chủ quản bộ phận ký duyệt, sau đó chuyển cho bộ phận MIS hoặc bộ phận liên quan thi hành.
5.2.3. Nếu dữ liệu chuyển xuất sử dụng xong không cần lưu, phải phá hủy.
5.2.4. Khi chuyển xuất dữ liệu phát hiện lỗi, phải kịp thời thông báo cho bộ phận MIS tiến hành sửa đổi sau đó chuyển xuất lại dữ liệu.
6. TRỌNG ĐIỂM QUẢN LÝ
6.1. Theo chức vụ của người sử dụng phân chia quyền hạn truy cập hệ thống.
6.2. Truy cập vào các loại file và dữ liệu của hệ thống phải có mật khẩu quản chế.
7. BẢNG BIỂU SỬ DỤNG HOẶC ĐÍNH KÈM
7.1. Phiếu nhu cầu thông tin.