1. MỤC ĐÍCH
Nhằm đảm bảo phân bổ rõ ràng quyền hạn trách nhiệm của bộ phận thông tin và đơn vị sử dụng, hơn nữa chức năng do bộ phận thông tin đảm nhận có thể đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh liên quan của công ty, đồng thời giảm thiểu nguy cơ sai sót hay gian lận hệ thống quản lí dữ liệu điện tử, hoàn thiện quản lí nhân viên tham gia, đưa ra phương pháp này.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Các tổ chức và các công việc liên quan đến thông tin, áp dụng quy định này.
3. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Cuộc họp của chủ quản bộ phận: Kiểm tra quy hoạch của bộ phận MIS đề xuất, đảm bảo phù hợp với định hướng kinh doanh của công ty và nhu cầu công việc của các bộ phận.
Bộ phận MIS: Chức năng của bộ phận MIS là lập quy định nội bộ và trình duyệt.
Bộ phận sử dụng: Sử dụng cho các thao tác hệ thống thông tin bình thường.
4. NỘI DUNG
4.1. Chức năng của bộ phận MIS.
4.1.1. Chịu trách nhiệm về môi trường quy hoach, phát triển, duy trì và quản lí môi trường thông tin tổng thể, hỗ trợ bộ phận về nhu cầu sử dụng, thực hiện các phạm trù.
4.1.2. Phối hợp nhu cầu kinh doanh của công ty, lập kế hoạch thông tin ngắn, trung và dài hạn.
4.1.3. Khai phá, áp dụng và duy trì các loại phần mềm và hệ thống.
4.1.4. Lập kế hoạch tổng thể, đánh giá, triển khai và bảo trì phần cứng/ phần mềm máy tính.
4.1.5. Quy hoạch, lắp đặt và duy trì mạng nội bộ và bên ngoài của công ty.
4.1.6. Thiết lập phương pháp quản lý cho các hệ thống thông tin và thao tác quan trọng, dựa theo tình hình thực tế cần thiết tiết hành cập nhật kịp thời.
4.1.7. Hỗ trợ người sử dụng giải quyết vấn đề về thông tin.
4.2. Phân chia trách nhiệm của bộ phận MIS.
4.2.1. Đơn vị thông tin được thiết lập theo các biện pháp có liên quan của tổ chức bộ phận công ty, và các vị trí được giữ bởi nhân viên phòng ban trong bộ phận được đảm nhận bởi các trưởng phòng và được phê duyệt bởi nhân viên phù hợp.
4.3. Chủ quản bộ phận.
4.3.1. Chịu trách nhiệm về khai thông, điều phối, đánh giá và theo công việc của các bộ phận cần thiết lập kế hoạch thông tin ngắn, trung và dài hạn.
4.4. Người quản lý hệ thống.
4.4.1. Duy trì, điều chỉnh, sát hạch hệ thống thông tin, duy trì các loại hệ thống và phần mềm hoạt động bình thường.
4.4.2. Duy trì SQL của máy chủ.
4.4.3. Duy trì phần cứng của máy chủ.
4.4.4. Lắp đặt, quản lý và duy trì mạng nội bộ và bên ngoài.
4.5. Phân chia trách nhiệm bộ phận MIS và người sử dụng.
4.5.1. Bộ phận MIS cần duy trì hoạt động độc lập, tránh phụ thuộc thẩm quyền của bộ phận người dùng và không được thực hiện công việc hàng ngày thay mặt cho bộ phận người dùng.
4.5.2. Nhân viên MIS không thực hiện các công việc khi chưa được cho phép.
4.5.3. Bộ phận MIS theo yêu cầu của bộ phận sử dụng tiến hành khai phá hệ thống, thiết kế phần mềm và áp dụng, cung cấp thông tin nhanh và chính xác.
4.5.4. Bộ phận sử dụng có trách nhiệm đánh giá, sửa đổi dữ liệu của hệ thống và từ hệ thống chuyền xuất báo biểu.
4.5.5. Dữ liệu trong máy chủ do bộ phận sử dụng duy trì, bộ phận MIS ngoài người quản lý hệ thống có thể truy cập máy chủ, các nhân viên khác chưa được ủy quyền không được đánh, sửa đổi dữ liệu và thao tác hệ thống chuyền xuất báo biểu.
4.5.6. Mạng nội bộ của công ty và máy tình cá nhân do bộ phận MIS phân phối quản lý, người sử dụng có trách nhiệm bảo quản máy tính cá nhân, mạng nội bộ… và duy trì trạng thái thiết bị luôn sạch sẽ.
5. TRỌNG ĐIỂM KHỐNG CHẾ
5.1. Phân chia trách nhiệm rõ ràng bộ phận MIS và bộ phận sử dụng.
5.2. Khi tuyển dụng nhân viên có đánh giá năng lực ứng dụng không ?
5.3. Việc làm của nhân viên MIS có được cho phép không, không được tự ý thay đổi hệ thống và thông số của máy tính.
5.4. Nhân viên MIS chưa được cho phép không được tự ý thay đổi dữ liệu của hệ thống.
6. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
6.1. Sơ đồ nhân sự và công việc của MIS.